Når en vagt skal dækkes akut, starter arbejdet med at forstå opgaven

Uanset om telefonen ringer inden for normal kontortid eller sent om aftenen med et akut behov for en vikar, skal det gå hurtigt. Hos Alenta handler akut vikardækning ikke om at finde den første ledige vikar, men om at forstå behovet, finde det rigtige match og skabe tryghed i en presset situation. Derfor er tilgangen altid den samme, når telefonen ringer.

”Vi vil ikke bare have tidspunkt og adresse. Vi gør os umage med at forstå opgaven, være nysgerrige og spørge ind til, hvilke kompetencer og hvilken faglighed vikaren skal have for at sikre kvaliteten og finde den bedste løsning for både samarbejdspartner og vikar. Når opgaven er beskrevet, kan vi hurtigt finde den rigtige vikar,” siger koordinator i Alenta Christina Lund Lemming, som blandt andet har ansvar for vikardækning.

Grundighed sikrer hurtighed

Når Alenta hurtigt kan dække vagter, skyldes det et grundigt forarbejde, som er blevet lavet, når vikarer bliver ansat, og aftaler bliver indgået med nye samarbejdspartnere. Her bliver vikarens personlige og faglige kompetencer logget i et system. På samme måde bliver de kompetencer og kvalifikationer, en samarbejdspartner efterspørger, registreret.

”Det gør, at vi hurtigt og effektivt kan søge i systemet og matche en opgave med en vikar, som har de kompetencer, der efterspørges. Derudover kender vi vores vikarer rigtig godt, fordi vi er i tæt kontakt med dem løbende,” fortæller Christina Lund Lemming. Hun tilføjer:

”Ofte har jeg allerede en vikar i tankerne, som vil være perfekt til opgaven, når samarbejdspartneren beskriver, hvad de har brug for.”

For at sikre kvalitet og et hurtigt match mellem samarbejdspartner og vikar ringer Alenta til den vikar, der vurderes at være bedst egnet til opgaven. Her bliver vikaren sat ind i, hvem samarbejdspartneren er, og hvad opgaven går ud på. I dialogen bliver det afklaret, om vedkommende ønsker at påtage sig opgaven.

Ro og overblik

Samarbejdspartnere er ofte pressede på tid, når behovet for en vikar er opstået akut. Derfor er det vigtigt for Alenta at skabe ro og overblik. Det gør de både ved at stille spørgsmål til opgaven og ved at rådgive samarbejdspartneren, hvis opgaven kan løses på flere måder. Her trækker Christina Lund Lemming og hendes kollegaer, der sidder med vikardækning, på deres faglighed. De har selv arbejdet som vikarer eller fast personale. Derfor kender de de situationer, vikarerne kan stå i, når de møder ind på en opgave med kort varsel.

”Vi kender godt til verden på den anden side, så vi ved, hvad det vil sige at stå i opgaverne. Nogle gange handler det om at hjælpe samarbejdspartneren med at se muligheder. Vi er løsningsorienterede og prøver at finde den bedste løsning ud fra det behov, der er opstået,” siger Christina Lund Lemming, der er uddannet sygeplejerske og har arbejdet i faget.

Når vagten er dækket, følger Alenta op med samarbejdspartner og vikar for at høre, hvordan det er gået, og om der er noget, de skal være opmærksomme på næste gang. For akut vikardækning handler både om at løse behovet her og nu og om at sikre kvalitet og tryghed gennem hele forløbet.